שאלות נפוצות

חשבונית דיגיטלית – איך מתחילים?

 מי צריך את המערכת חשבונית דיגיטלית?

כל עסק קטן כגדול יכולים להיעזר במערכת.
המערכת יודעת הן לעבוד ברמה הבסיסית ביותר והן להתחבר למערכות ניהול מתקדמות ולחתום כל מסמך דיגיטאלית!

זה אומר שלא משנה אם אתם ארגון ענק בעל מערכות ניהול מתקדמות המפיקות כמויות אדירות של מסמכים אוו עצמאי המפיק רק מספר מסמכים בחודש. בחשבונית דיגיטלית תמצאו את מה שאתם צריכים!

למה צריך את המערכת חשבונית דיגיטלית?

חשבונית דיגיטלית נוצרה תוך מחשבה רבה איך ליצור עבור בעלי עסקים וחברות את החוויה היעילה, הנוחה, והמשתלמת ביותר תוך כדי שמירה על העולם והפיכתו למקום טוב יותר:)

מקומכם איתנו אם אתם רוצים לפחות חלק מהדברים הבאים:

  • אני רוצה לשמור על איכות הסביבה – המערכת עובדת בסביבה הדיגיטאלית, הסוף לניירת המשרדית!
  • אני רוצה להתייעל וליצור סדר – כל המסמכים נשמרים תחת פרופיל העסק, הכל מסודר, מאורגן וניתן לאיתור בקלות!
  • אני רוצה לחסוך זמן – כל מסמך הופך ל- PDF בחתימה דיגיטלית וניתן לשליחה במייל.
  • אני רוצה את המחיר הכי משתלם שיש – חשבונית דיגיטלית עם המחירון המשתלם וההוגן ביותר – מתחייבים למחיר השווה ביותר!
  • אני רוצה לחסוך כסף  – הסוף להדפסת פנקסים, הסוף במעטפות ובולים. המערכת חוסכת בצורה ישירה את עלויות הנייר, את עלויות הדואר ואת עלויות הארכיון וכמובן עלויות עקיפות נוספות.

מה עושה המערכת?

המערכת הינה המערכת הראשונה שמטפלת הן במסמוך הנכנס והן במסמוך היוצא של העסק (מסמך לפי הוראות מס הכנסה: חשבונית, קבלה, תעודת משלוח, הודעת זיכוי, הזמנה).
למערכת יכולות הנפקת מסמכים חתומים דיגיטאלית והן יכולות שמירת מסמכים בארכיון הדיגיטאלי לפי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) (תיקון), התשע"ג-2012.

אני בפנים! איך נירשמים?

לוחצים כאן, וממלאים פרטים.

לוחצים על הקישור שנשלח לכתובת המייל איתה נירשמתם:

החשבון פעיל ואפשר להתחיל!

לא קיבלתי מייל עם קישור לאחר ההרשמה לאתר, מה אני עושה?

בהרשמה נישלח קישור להפעלת החשבון.

במידה ולא קיבלתם את המייל – בדקו בתיבת הספאם.

במידה וגם שם לא מצאתם את הקישור, פנו אלינו, ונשמח לסייע 🙂

הגדרת החברה שלי

אחרי ההרשמה, השלב החשוב הבא הוא להגדיר את פרטי החברה שלכם.
מלאו את הפרטים בתשומת לב – כך הם יופיעו בחשבוניות שתפיקו.

מספר חברה/ עוסק מורשה– מספר חברה או עוסק מורשה. אם אין – מספר זהות של בעל העסק. מספר זה אינו יכול להשתנות.

סוג עוסק במע"מ – מוגדר במהלך הקמת החברה במערכת ולא ניתן לשינוי לאחר מכן.
עוסק פטור/ עוסק מורשה/ חברה בע"מ/ עמותה/ חברה לתועלת הציבור/ שותפות.
במידה וסוג העסק השתנה במע"מ, פנו אלינו ואנו נבצע את השינוי.

ברירת מחדל מע"מ – בחירת סוג המע"מ שיופיע בחשבוניות.

שם החברה/עוסק מורשה – זה השםשיופיע על המסמכים המופקים בעברית.
שם החברה השתנה או חלה בו טעות? פנו אלינו, ונשמח לעדכן לשם החדש עבורכם.

שם חברה באנגלית – יופיע על המסמכים המופקים באנגלית.

כותרת משנה – כאן תוכלו להוסיף איזה תיאור כללי לחברה שיופיע במסמכים בעיברית.

כותרת משנה באנגלית – כאן תוכלו להוסיף איזה תיאור כללי לחברה שיופיע במסמכים באנגלית.

לאחר שמירה, הקמת החברה בחשבון הושלמה. כעת אפשר להזין פרטים נוספים של החברה בשאר הלשוניות.

הגדרת פרטי התקשרות

ניתן להגדיר את פרטי ההתקשרות והם יופיעו בכל המסמכים שיופקו.

הוספת לוגו

ניתן ואף מומלץ להוסיף את לוגו החברה שלכם, כך שיופיע במסמכים המונפקים.

מצד שמאל למעלה במסך המערכת יש ללחוץ על אייקון הפרופיל> פרופיל

תחת ה'חשבון שלי' בוחרית בלשונית 'הוספת לוגו'.

בחרו קובץ של הלוגו מסוג  JPG. על הקובץ לשקול עד כ0.5 מגה בייט.

ספרור מסמכים

איך להגדיר מספור מסמכים כהמשך למספור קודם?

כשעוברים מפנקסים ידניים לתוכנה ממוחשבת או מחליפים תוכנה, יש צורך לשמור על רצף המספרים של המסמכים לפי סעיף 18.
זאת הסיבה שחשוב להגדיר את מספרי המסמכים לפי המספרים שכבר הופקו בדרך אחרת.
אחרי הפקת חשבונית או כל מסמך אחר לא ניתן יהיה לשנות את מספרו.

לחצו מצד שמאל למעלה על הפרופיל שלכם > הגדרות > ספרור מסמכים.

יש להגדיר מספר התחלתי. המספר ההתחלתי המוגדר במערכת מתייחס למסמך עתידי שיופק.

מהו סעיף 18?

סעיף 18 להוראות ניהול ספרים קובע שחייב מספור עבור: קבלה, תעודות חיוב, תעודות זיכוי, תעודות משלוח, חשבוניות וחשבוניות מס ברצף נפרד של מספרים עוקבים, כך שמספר עבור אותו סוג מסמך לא יחזור על עצמו בשנת מס אחת.

לא הפקתי מסמך מסוג מסויים בעבר, האם עדיין אוכל להגדיר את מספר המסמך?

כן, אך אין צורך בכך.

האם אפשר לייבא למערכת מסמכי עבר מהתוכנה הקודמת?

לא ניתן לייבא מסמכי עבר, אך ניתן להפיק מסמכים חדשים מהמספור שנקבע.

מה עושים במידה ויש טעות במספור הראשוני של המסמך?

כשיוצרים מסמך חדש במערכת בפעם הראשונה (מכל סוג), המערכת מתחילה לספרר את המסמכים ממספר ברירת מחדל. אם ברצונכם להתחיל ספרור סדרת מסמכים ממספר מסוים, יש להגדירו (לינק) לפני הפקת המסמך הראשון.

מה עושים אם הפקתי בטעות מסמך בלי לעדכן את המספור הראשוני?

לאחר שהפקתם מסמך בפעם הראשונה והמספור התחיל, לא ניתן לשנותו או למחוק את המסמך, לפי הוראות חוק רשות המסים. ניתן לבצע זיכוי או קבלה בסכום שלילי על מנת לבטל את המסמך מבחינה חשבונאית, אך המסמך לא יכול להמחק מהמערכת.

ניתן להתייעץ עם רואה החשבון שלכם במידה ואם טעיתם במספור.

לבקשות שינוי המספור ניתן לפנות אלינו.

הפקת מסמכים

איך מפיקים מסמכים חדשים במערכת?

פשוט מאוד! לחצו על כפתור ה'מסמכים' בתפריט מצד ימין: 

כעת נשאר לבחור את סוג המסך אותו מעוניינים להפיק: קבלה / קבלה זיכוי / חשבונית עיסקה / הזמנת עבודה / הצעת מחיר / תעודת משלוח / חשבונית זיכוי.

הפקת מסמך חדש

תאריך – שימו לב, בשימוש ראשון ניתן לבחור את התאריך לתקופת זמן קצרה אחורה. לאחר מכן, ניתן יהיה להפיק מסמכים רק מהיום ואילך.

בחר לקוח – ניתן להזין ישירות לקוח חדש, להקליד שם של לקוח קיים, או לסמן 'הפק עבור לקוח כללי' כאשר מדובר בלקוח מזדמן.

כותרת – ניתן להזין איזו כותרת שרוצים. ניתן למשל לכתוב את נושא הקבלה והתקופה תאריך הרלוונטים.

רשימת חשבוניות פתוחות – קבלה ללא מסמך – עוסק פטור מוציא קבלה באותו רגע שהוציא תשלום

עבור חשבונית עיסקה – למי שמוציא חשבונית עיסקה לפני תשלום. ברגע שמקבל תשלום מוציא קבלה עבור חשבונית עסקה.

פריטים במסמך – ניתן להוסיף פריט קבוע קיים(לינק) או ליצור פריט חדש

אמצעי תשלום – ניתן לבחור את אמצעי התשלום מבין כרטיס אשראי המחאה / שיק, העברה בנקאית, פייפאל, אחר, ניכוי מס במקור.
שימו לב שעל הסכום תשלום להיות זהה לסך הסכום עבור הפריטים על מנת להפיק את המסמך.

שליחת דואר אלקטרוני – ברירת המחדל היא לשלוח את המסמך בדוא"ל ללקוח. במידה ותרצו שנמענים נוספים יקבלו את המסמך תוכלו להזין את דוא"ל שלהם.

הגדרות נוספות:

שפת מסמך – ניתן לבחור את שפת המסמך עבריתאנגלית

תנאי תשלום – ניתן לבחור במידת הצורך מזומן או סוגי שוטף

מטבע המסמך – ניתן לבחור את מטבע המסמך. שימו לב כי האפשרויות הן שקל חדש, דולר או יורו בלבד.

יצירת המסמך – יש ללחוץ על צור מסמך בתחתית העמוד  

אני רוצה לשלוח מסמך לדוגמה ללקוח, מבלי להפיק אותו. איך ניתן לעשות זאת?

בקלות.ניתן ללחוץ על כפתור 'תצוגה מקדימה'

ולשמור את צילום המסך.

ניהול לקוחות

איך יוצרים לקוח חדש?

לוחצים על 'הוסף לקוח'

ממלאים את פרטי הלקוח. שימו לב כי חובה למלא שם לקוח וכתובת דוא"ל. במידה ואין צורך בשליחת דוא"ל לכתובת הלקוח או שהיא אינה קיימת, יש להזין את כתובת המייל שלכם בשדה זה.

יש אצלי לקוח שכבר אינו רלוונטי. מה ניתן לעשות?

ניתן להוריד את הסימון אצל הלקוח מ'פעיל' וכך להפוך אותו ללא פעיל. תחת 'ניהול' ניתן לנהל את רשימת הלקוחות הלא פעילים, וכמובן, במידת הצורך להחזיר לקוח לא פעיל לפעיל.

ניהול פריטים

איך אפשר להוסיף פריט קבוע?

אפשר לשמור במערכת פריטים / מוצרים קבועים. זאת דרך מעולה לחסוך זמן בהפקת חשבוניות ומסמכים נוספים.

לוחצים על 'הוסף פריט חדש' וממלאים את הפרטים. שימו לב שחובה להוסיף שם פריט.

בזמן הפקת המסמך, ניתן לבחור פריט מרשימת הפריטים וכל השדות בשורה ימולאו בצורה אוטומטית.

איך מפיקים דוחות?

לוחצים בתפריט מצד ימין על 'דיווחים', 

ובוחרים את סוג הדוח הנדרש: דוח מסמכים / דוח הכנסות והוצאות / דוח לקוח/ דוח הוצאות / דוח הכנסות / דוח רציפות / דוח חייבים.

איך מפיקים דוח אקסל לרואה חשבון?

עבור כל הדוחות, ניתן להפיק קובץ אקסל. לוחצים על כפתור Excel  מצד שמאל למעלה והקובץ יירד אוטומטית.

איך ניתן להפיק דיווח הוצאות לרואה חשבון?

בדיווח הוצאות ניתן לדווח על הוצאות העסק. לוחצים בתפריט מצד ימין על 'דיווחים'

ובוחרים 'דיווח הוצאות'.  אין מגבלות על התאריכים עבורם ניתן להעלות דיווחי הוצאות.

אני רוצה לדווח על הוצאות במטבע זר. מה עושים?

שימו לב שהדיווח הוא בשקלים, על כן כאשר מצרפים קבלות במטבע אחר יש להזין את הסכום בשקלים.

מהו מבנה קבצים אחיד?

כך ניתן לרכז את כל הנתונים והמידע הקיימים בחשבון לפי סוגי המסמכים שהופקו.


למה אין תמיכה טלפונית?

אנחנו מאמינים בעולם משתלם ודיגיטלי.
כדי שנוכל לתת למשתמשים שלנו מקסימום ערך במחיר הכי זול שקיים, מצאנו שתמיכה דיגיטלית היא התמיכה המוצלחת ביותר.
כך אנחנו שומרים על המחיר הנמוך ביותר ומאפשרים תמיכה איכותית: תיעוד מלא, העברת מידע, קבצים ולינקים בנוחות וקלות.
וחוץ מיזה – אנחנו ממש נחמדים כשמתכתבים איתנו 🙂

 

נהנתם מהמאמר? שתפו אותו עם חבר :)

שיתוף ב facebook
לשתף בפייסבוק
שיתוף ב linkedin
לשתף בלינקדין
שיתוף ב email
לשתף במייל
שיתוף ב whatsapp
לשתף בווצאפ

אני לא כותב הרבה, אבל כשאני כותב...

רוצה שאעדכן אותך על המאמר הבא שיוצא? אשמח לצרף אותך לקהילה שלי:

אהבתם את המאמר? הנה עוד כמה מומלצים:

שאלות נפוצות

חשבונית דיגיטלית – איך מתחילים?  מי צריך את המערכת חשבונית דיגיטלית? כל עסק קטן כגדול יכולים להיעזר במערכת.המערכת יודעת הן

קרא עוד>>

מהו API?

מסלול API מאפשר התחברות של מערכת חשבונית דיגיטלית למערכות אחרות לצורך הפקת מסמכים שלא באמצעות פעולה ישירה בתוך האתר של חשבונית דיגיטלית.

קרא עוד>>
סגירת תפריט